Favrskov Forsyning A/S ønsker at være en åben og troværdig virksomhed, hvor der ikke må kunne stilles spørgsmålstegn ved ledelsens og medarbejdernes troværdighed.
Whistleblowerordningen kan være aktuel at benytte, hvis man bliver opmærksom på forhold såsom bevidste gentagne og grove overtrædelse af miljøloven eller misbrug af økonomiske midler begået af virksomhedens medarbejdere eller leverandører. Den normale fremgangsmåde ved en sådan mistanke er at tale med den nærmeste leder, chef eller et medlem af direktionen. I erkendelse af, at der kan være tilfælde, hvor man vil være tilbageholdende med at gå til en leder, chef eller et medlem af direktionen, har bestyrelsen for Favrskov Forsyning A/S valgt frivilligt at etablere en whistleblowerordning.
Ordningen indebærer, at medarbejdere, aktionærer, direktionen, bestyrelsesmedlemmer, medarbejdere hos leverandører, underleverandører og samarbejdspartnere og tidligere medarbejdere hos Favrskov Forsyning i god tro og anonymt – hvis de ønsker anonymitet, kan foretage indberetninger om alvorlige, kritisable forhold eller ulovligheder hos Favrskov Forsyning, der kan påføre selskabet et økonomisk tab, skade dets omdømme m.v.
Denne whistleblowerpolitik forklarer hvordan whistleblowerordningen fungerer, hvilke forhold der kan indberettes, hvordan indberetninger håndteres, mv.
Whistleblowerordningen kan anvendes af alle medarbejdere, aktionærer, direktionen, bestyrelsesmedlemmer, medarbejdere hos leverandører, underleverandører og samarbejdspartnere og tidligere medarbejdere hos Favrskov Forsyning medarbejdere.
Der kan indberettes tre typer af forhold til whistleblowerordningen. Disse er handlinger eller undladelser, der betragtes som:
Alvorlige lovovertrædelser omfatter eksempelvis overtrædelse af lovbestemt tavshedspligt, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, afpresning, dokumentfalsk, bestikkelse, hacking, ulovlig aflytning, mv. samt alvorlige brud på arbejdssikkerheden, tilsidesættelse af lovbestemte handlepligter, mv.
Alvorlige forhold omfatter ethvert forhold, som det er i offentlighedens interesse at få frem i lyset, eksempelvis diskrimination, vold, chikane af grov eller gentagende karakter (herunder enhver form for seksuel chikane). Derudover omfatter det ethvert forhold, der kan medføre en risiko for menneskers Side 2 sikkerhed og sundhed eller andre alvorlige risici (såsom alvorlige fejl eller uregelmæssigheder forbundet med it-drift), uanset om der er tale om ulovligheder eller ej.
De EU-regler, som der kan indberettes overtrædelser af, er regler inden for følgende områder: Offentligt udbud, finansielle tjenesteydelser, produkter og markeder, forebyggelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme, produktsikkerhed og -overensstemmelse, transportsikkerhed, miljøbeskyttelse, strålingsbeskyttelse og nuklear sikkerhed, fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed, dyrevelfærd og folkesundhed, forbrugerbeskyttelse, beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger, netværks- og informationssystemers sikkerhed, konkurrenceret og statsstøtte samt selskabsskatteret. De fleste af disse EU-regler er tilsvarende implementeret i dansk ret.
Forhold der indberettes, kan være positivt konstateret, men behøves ikke at være det. Forhold kan også indberettes, når der er tale om en rimelig mistanke om en faktisk eller potentiel overtrædelse, overtrædelser der med stor sandsynlighed vil finde sted (i fremtiden), forsøg på at skjule overtrædelser eller handlinger eller undladelser, der gør det muligt at omgå formålet med ovenstående regler.
Det er ikke et krav, at lovovertrædelsen eller forholdet kan henføres til en bestemt person. Forhold som ikke kan henføres til en bestemt person, men som fx skyldes en grundlæggende (system)fejl hos Favrskov Forsyning, kan også indberettes.
Indberetning skal altid ske i god tro. Det betyder, at du skal have en rimelig grund til at antage, at de oplysninger du indberetter, er rigtige. Indberetninger foretaget i god tro får ikke konsekvenser for whistlebloweren. Det kan derimod have konsekvenser (herunder bødestraf), hvis du bevidst indberetter urigtige oplysninger – især hvis formålet er at chikanere eller skade medarbejdere, ledelse, tredjeparter, eller Favrskov Forsyning i øvrigt.
Mindre væsentlige forhold kan ikke indberettes til whistleblowerordningen. Der må kun indberettes forhold, offentligheden har en interesse i at afdække (såsom de eksempler, der er nævnt ovenfor).
Forhold der ikke er alvorlige, såsom utilfredshed med lønforhold, inkompetence, almindelige samarbejdsvanskeligheder, fravær, privat brug af kontorartikler, overtrædelse af interne politikker for rygning, indtagelse af alkohol eller andre former for upassende opførsel eller adfærd, kan ikke indberettes til whistleblowerordningen, medmindre de har en særlig grov eller gentagende karakter. Det samme gælder overtrædelse af mere formelle regler, såsom sagsbehandlingsregler, medmindre overtrædelserne har grov eller gentagende karakter.
Sådanne mindre væsentlige forhold skal indberettes via de sædvanlige kanaler, fx til HR eller din nærmeste overordnede. Hvis mindre væsentlige forhold rapporteres til whistleblowerordningen, vil indberetningen blive afvist.
Indberetning til whistleblowerordningen kan ske mundtligt eller skriftligt til DLA Piper Denmark Advokatpartnerselskab, som administrerer whistleblowerordningen. Indberetning kan ske via en sikker whistleblowerplatform, der kan tilgås via følgende link:
Link til indberetning til whistleblowerordning
Derudover kan indberetning kan ske på følgende måder:
Det er ikke et krav, at der fremsendes dokumentation for forholdet der indberettes, men det vil oftest være en stor hjælp for sagsbehandlingen, hvis det indberettede forhold dokumenteres.
Det er desuden muligt at indberette forhold til Datatilsynet. Datatilsynet er en offentlig myndighed, der driver en ekstern whistleblowerordning. Det er helt valgfrit, om du vil indberette et forhold til DLA Piper eller til Datatilsynet. Vi skal dog opfordre dig til at anvende indberetningskanalerne ovenfor, hvis forholdet vil kunne imødegås effektivt af Favrskov Forsyning selv, og du vurderer, at der ikke er risiko for repressalier (dvs. at du påføres skade som følge af indberetningen).
Når du indberetter til whistleblowerordningen, modtages og registreres de indkomne indberetninger af advokatfirmaet DLA Piper. Du vil senest syv dage efter indberetning modtage en bekræftelse på, at den er modtaget.
Modtageren hos DLA Piper vil foretage screening (indledende vurdering) af indberetningen for at kontrollere, om den vedrører et forhold, der kan indberettes (se afsnit 2-4 ovenfor).
Er indberetningen omfattet af whistleblowerordningen, videresender DLA Piper den til en betroet medarbejder, der er særligt udvalgt til at behandle sådanne indberetninger. Der er altid udpeget mindst to betroede medarbejdere, så indberetningen aldrig blive videresendt til en person, som indberetningen vedrører.
De betroede medarbejdere er Sanne Winther Madsen fra Forsyningsservice (primær betroede medarbejder) og Amanda Jacobsen fra Favrskov Forsyning (sekundær betroede medarbejder).
Herefter vil forholdet, som du har indberettet, blive undersøgt og eventuelt håndteret af den betroede medarbejder. Du vil senest tre måneder efter, at indberetningen er indgivet, modtage besked om, hvilke tiltag der eventuelt er gennemført eller vil blive gennemført, samt begrundelsen herfor.
DLA Piper Denmark Advokatpartnerselskab og Favrskov Forsyning behandler alle oplysninger modtaget via whistleblowerordningen fortroligt og med diskretion.
Når du indgiver en indberetning, er den beskyttet af tavshedspligt. Din identitet vil således blive holdt hemmelig af dem, der behandler indberetningen. Der kan efter behov indhentes bistand fra andre eksterne betroede rådgivere til behandlingen.
Din identitet vil dog kunne videregives, hvis du giver dit udtrykkelige samtykke til det, eller hvis det er et krav i lovgivningen. Den kan også videregives, hvis det er nødvendigt for, at de personer du Side 4 indberetter, kan forsvare sig i en retssag (men i så fald vil du blive oplyst om dette, inden videregivelsen finder sted).
De oplysninger i din indberetning, som ikke direkte eller indirekte kan afsløre din identitet, kan desuden blive videregivet, hvis det er nødvendigt for at behandle din indberetning eller imødegå en lovovertrædelse.
Det er også muligt at indberette anonymt til whistleblowerordningen. Hvis du ønsker at indgive en indberetning fuldstændig anonymymt, anbefaler vi, at du undlader at indgive indberetningen via netværk, IT-udstyr, telefonnumre, e-mailkonti eller øvrige kommunikationskanaler/udstyr, som tilhører Favrskov Forsyning eller som Favrskov Forsyning har kontrol over.
Vi opfordrer generelt til, at der ikke indberettes anonymt, da anonyme indberetninger kan være svære at følge op på, hvis der fx er spørgsmål til indberetningen.
Personer der indberetter til whistleblowerordningen (whistleblowere) er retligt beskyttelse mod enhver form for repressalier (negative konsekvenser), herunder trussel om eller forsøg på repressalier, som følge af en indberetning, så længe indberetningen sker i overensstemmelse med denne whistleblowerpolitik.
Desuden vil en indberetning af oplysninger, som du har lovligt adgang til, altid være tilladt. Indberetning af sådanne oplysninger vil ikke blive betragtet som brud på lovgivningen eller en aftale (fx hvis oplysningerne er beskyttet af tavshedspligt, ophavsretsloven, lov om forretningshemmeligheder, el.lign.).
Hvis du er nævnt i en indberetning (fx er under mistanke), vil din identitet blive beskyttet som led i sagsbehandlingen – på samme niveau som whistleblowerens identitet (se afsnit "Fortrolighed og anonymitet"). Derudover vil du til enhver tid have ret til at forsvare dig, hvis der rejses en sag mod dig, blandt andet ved at vi registrerer alle oplysninger i sagen. Du har desuden ret til at kræve indsigt, sletning eller berigtigelse af oplysninger der er indsamlet om dig, i det omfang reglerne i GDPR og databeskyttelsesloven giver dig ret til det.
Den dataansvarlig for denne whistleblowerordning er:
DLA Piper Denmark Advokatpartnerselskab CVR nr. 35 20 93 52 Oslo Plads 2 2100 København Ø
De personoplysninger der behandles i forbindelse med whistleblowerordningen, er oftest som følger:
Oplysningerne behandles med det formål at administrere whistleblowerordningen, som beskrevet i denne whistleblowerpolitik.
Retsgrundlaget for behandlingen for så vidt angår eventuelle oplysninger om strafbare forhold databeskyttelseslovens § 8 stk. 3, og for så vidt angår øvrige oplysninger GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet behandlingen er nødvendig for at forfølge Favrskov Forsynings legitime interesse i at forebygge uregelmæssigheder eller ulovligheder, eller at øge sandsynligheden for at uregelmæssigheder og ulovligheder opdages og håndteres på en passende måde.
Personoplysningerne vil blive videregivet til retshåndhævende myndigheder og andre, som skal bistå os med undersøgelse og forfølgelse af indberettede strafbare forhold, hvis det der foreligger en lovovertrædelse. Derudover vil oplysningerne blive delt med de betroede medarbejdere hos Favrskov Forsyning, som beskrevet under afsnit 6 ovenfor.
Oplysninger der indberettes, og som åbenlyst ikke er relevante for behandlingen af en konkret indberetning (herunder indberetninger der afvises, jf. se afsnit 4 ovenfor), slettes efter 7 dage. Indberetninger som behandles, slettes normalt 18 måneder efter vi har færdigbehandlet dem. Vi kan dog opbevare oplysningerne i længere tid, hvis det er nødvendigt for at overholde lovgivningen, eller for at et retskrav kan fastlægges, forsvares eller gøres gældende.
Som registreret har du ifølge GDPR nogle rettigheder. Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger. Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
Der kan være betingelser for eller begrænsninger af disse rettigheder, så vi kan i visse tilfælde afvise at efterkomme din anmodning. Du har dog altid ret til at indgive en klage til Datatilsynet.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte DLA Piper (se lige nedenfor).
Alle spørgsmål vedrørende whistleblowerordningen kan rettes skriftligt til DLA Piper Denmark Advokatpartnerselskab via whistleblowerordning@dk.dlapiper.com.