Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 29. april 2024 samt generalforsamling den 29. maj 2024
Lovgrundlag: Vedtægter for Favrskov Forsyning A/S
Bestyrelsen skal i denne sag behandle årsrapporten for 2023.
Selskabets revisor EY vil på bestyrelsesmødet fremlægge årsrapporten. Årsrapporten for 2023 og resultat mod budget for 2023 fremgår af bilag til sagen.
Koncernregnskabet og årsregnskabet er revideret og godkendt af revisionsfirmaet EY. Revisors konklusion er følgende:
Vi har revideret koncernregnskabet og årsregnskabet for Favrskov Forsyning A/S for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2023, der omfatter resultatopgørelse, balance, egenkapitalopgørelse og noter, herunder anvendt regnskabspraksis for såvel koncernen som selskabet, samt pengestrømsopgørelse for koncernen. Koncernregnskabet og årsregnskabet udarbejdes efter årsregnskabsloven.
Det er vores opfattelse, at koncernregnskabet og årsregnskabet giver et retvisende billede af koncernens og selskabets aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2023 samt af resultatet af koncernens og selskabets aktiviteter og koncernens pengestrømme for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2023 i overensstemmelse med årsregnskabsloven.
Revisionen har ingen bemærkninger til regnskabet.
Koncernregnskabet og årsregnskabet skal aflægges i henhold til årsregnskabsloven.
Årets resultat for 2023 viser et underskud på -0,3 mio. kr. efter skat, mod et underskud i 2022 på -5,9 mio. kr. Ændringerne skyldes primært en væsentlig stigning i omsætningen i begge selskaber, mens omkostningerne i Favrskov Spildevand ikke er steget tilsvarende. Den forøgede omsætning er for begge selskabers vedkommende forventet i forbindelse med budgettet. Favrskov Affald skal følge et ”hvile i sig selv” princip, der betyder, at indtægter og omkostninger skal balancere, hvorfor årets resultat her viser et 0.
Favrskov Spildevand A/S er underlagt en økonomisk indtægtsramme, som fastsættes af det nationale Forsyningssekretariat. Indtægtsrammen opgøres både årligt, og over en toårig periode, og selskabet må ikke opkræve over den økonomiske ramme. Der er i indtægtsrammen indregnet krav til årlige effektiviseringer.
Den samlede økonomiske ramme for 2022 og 2023 for Favrskov Spildevand er af Forsyningssekretariatet fastsat til i alt 161,2 mio. kr. Spildevandsselskabets indtægter for begge år, må ikke overstige denne ramme. Da Favrskov Spildevands samlede indtægter i 2022 og 2023 ex. tømningsordningen var på 152,1 mio. kr. er denne ramme overholdt med 9,1 mio. kr. op til den fastsatte ramme.
Årets nettoomsætning består af henholdsvis omsætning og regulering af over- og underdækninger i de enkelte selskaber. I 2023 udgør nettoomsætningen 151,1 mio. kr. mod 137,0 mio. kr. i 2022. Den takstmæssige omsætning var i 2023 på 153,9 mio. kr. mod 142,9 mio. kr. i 2022. Stigningen i den takstmæssige omsætning fra 2022 til 2023 udgør 11,0 mio. kr., hvor 7,0 mio.kr. vedrører Favrskov Spildevand og 4,0 mio. kr. vedrører Favrskov Affald.
De samlede produktionsomkostninger og distributionsomkostninger for koncernen er steget med ca. 11,4 mio. kr. Heraf vedrører ca. 8 mio. kr. Favrskov Affald og de resterende Favrskov Spildevand. De øgede omkostninger for Favrskov Affald er en direkte konsekvens af den udvidede husstandsindsamling af de 10 fraktioner.
På spildevand skyldes stigningen øgede omkostninger til el på 1,6 mio. kr., øgede omkostningerne til drift og vedligehold på 1 mio. kr. og øgede omkostninger til slambehandling på 0,6 mio. kr. I budget 2023 var der indregnet øgede omkostninger til el, med en forventet samlet omkostning på 4,6 mio. kr., som dermed blev 0,7 mio. kr. lavere end forventet, da omkostningerne for 2023 endte på 3,9 mio. kr. Til sammenligning var omkostningerne til el i 2022 på 2,3 mio. kr.
Administrationsomkostningerne er faldet med ca. 1,6 mio. kr. Faldet i administrationsomkostninger skyldes at der har været anvendt flere administrative ressourcer i forbindelse med indførelsen af de ti fraktioner, og en væsentlig del af personaleomkostningerne er derfor indregnet direkte under produktionsomkostninger.
Netto tilgodehavendet hos Favrskov Forsynings kunder udgør pr. 31.12.2023 -3,7 mio. kr. mod en gæld på 2 mio. kr. pr. 31.12.2022. Den store stigning i tilgodehavendet skyldes primært nogle store enkeltstående tilgodehavende tilslutningsbidrag.
De samlede realiserede tab for alle selskaberne udgør i 2023 0,1 mio.kr. mod 0,2 mio. kr. i 2022.
Resultateffekt for ”hvile i sig selv”
I 2023 er der indregnet en overdækning for Favrskov Spildevand på 0,9 mio. kr. og en overdækning for Favrskov Affald på 1,9 mio. kr.
Favrskov Affald har ultimo 2023 en samlet overdækning på samtlige ordninger på 9,0 mio. kr., som således er forøget med 1,9 mio. kr. i forhold til 2022.
Resultatet på de enkelte takstordninger fremgår af årsrapporten.
Favrskov Spildevand er underlagt årsregnskabslovens regler såvel som et ”hvile-i-sig-selv-princip”, hvor indtægter over tid skal dække omkostninger til drift og investeringer for at drive en spildevandsforsyning. Forskellen mellem de to opgørelsesmetoder medfører at der i 2023 er et negativt resultat jf. ”hvile-i-sig-selv” for 2023 på 6,9 mio. kr., mod et positivt resultat på 3,0 mio. kr. for 2022.
Direktøren indstiller til Bestyrelsen:
.
Favrskov Forsyning A/S, 29. april 2024:
Fraværende: Søren Frandsen
Godkendt.
Der refereres ikke fra dette punkt.
Tidl. politisk behandling:
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 29. april 2024 og generalforsamling d. 29. maj 2024
Lovgrundlag: Vedtægter for Favrskov Forsyning A/S
Bestyrelsen skal i denne sag behandle valg af revisor, som skal indstilles til generalforsamlingens godkendelse.
De indkomne bud er vedhæftet som bilag.
Favrskov Forsyning koncernen har udbudt revisionsydelsen gennem serviceselskabet Forsyningsservice A/S. Udbuddet er udarbejdet som en tilbudsindhentning.
Udbuddet omfatter revision for regnskabsårene 2024, 2025 og 2026 med mulighed for forlængelse for regnskabsårene 2027 og 2028, og indeholder blandt andet følgende delopgaver.
Fire revisionsselskaber blev indbudt i forbindelse med tilbudsindhentningen, men kun to valgte at afgive tilbud på ovenstående ydelser:
Tilbudsindhentningerne er alle vedlagt som bilag til sagsfremstillingen og blev vægtet i forhold til opstillede kriterier:
Ud fra kriterierne blev hver tilbudsgiver tildelt point på en skala fra 1-7 og resultat er som følger:
| BDO | EY | |
|---|---|---|
|
Underkriterium 1: Honorar |
7 | 4,08 |
|
Underkriterium 2: Bemanding og kompetence |
7 | 7 |
|
Underkriterium 3: Videndeling |
6 | 7 |
|
Underkriterium 4: Branchekendskab |
5 | 7 |
| Total (vægtet) | 6,10 | 5,28 |
BDO er det revisionsselskab, som i forbindelse med tilbudsindhentningen fik det højeste antal point, og er det revisionsselskab, som direktionen indstiller som revisor for selskabet.
BDO adskilte sig primært fra EY på parameteren Honorar. Begge selskaber levede tilfredsstillende op til de øvrige opstillede kriterier.
BDOs honorar inkl. anslåede tilkøbsydelser og rådgivning er på i alt 350 t.kr., hvilket er ca. 20 % mindre end det andet modtagne tilbud.
BDOs samlede tilbud er på 350 t.kr. er ca. 50 t.kr. højere end de omkostninger, der er budgetlagt i de eksisterende revisionsopgaver. Dog er der flere ydelser omfattet af den nye aftale, som tidligere har været afregnet særskilt. Den nye aftale forventes derfor ikke at få økonomiske konsekvenser for koncernen.
Direktøren indstiller til Bestyrelsen:
Favrskov Forsyning A/S, 29. april 2024:
Fraværende: Søren Frandsen
Godkendt.
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 29. april 2024
Lovgrundlag
Forsyningsservice er et fælles serviceselskab, som løser en række opgaver og serviceydelser for ejerforsyninger indenfor områderne: arbejdsmiljø, GDPR samt indkøb og udbud.
Forsyningsservice er ejet af 11 jyske forsyningsselskaber;
Favrskov Forsyning A/S, Vandmiljø Randers A/S, AquaDjurs A/S, Mariagerfjord Vand A/S, Vesthimmerland Forsyningsservice A/S, Thisted Vandservice ApS, Samsø Spildevand A/S, Rebild Vand og Spildevand A/S, Skanderborg Forsyning A/S, Morsø Forsyning A/S og Skive Vand.
Skive Vand A/S indtrådt i selskabet pr. 1. maj 2023 som B-aktionær.
Favrskov Forsyning har en ejerandel på 15,38 % af Forsyningsservice.
Bestyrelsen skal i denne sag orienteres om regnskab for 2023 for Forsyningsservice A/S, samt årsrapport om Forsyningsservice aktiviteter i 2023.
Begge dele er i bilag til sagen.
Årsrapport
Årsregnskabet er revideret og godkendt af revisionsfirmaet PWC.
Revisors konklusion er følgende:
Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af selskabets aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2023 samt af resultatet af selskabets aktiviteter for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2023 i overensstemmelse med årsregnskabsloven.
Vi har revideret årsregnskabet for Forsyningsservice A/S for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2023, der omfatter resultatopgørelse, balance, egenkapitalopgørelse og noter, herunder anvendt regnskabspraksis(”regnskabet”).
Revisionen har ingen bemærkninger til regnskabet.
I revisionsprotokollatet har revisionen følgende konklusion om deres arbejde:
”Vores revision har i det væsentligste været substansbaseret, herunder stikprøvevis kontrol af udvalgte transaktioner samt gennemgang af selskabets afstemninger og analyser af de regnskabsmæssige data.
Det er vores vurdering at den daglige ledelse har et godt overblik over og en god styring af selskabets aktiviteter.”
Årets resultat er 0 kr. ligesom tidligere år.
Der er i vandsektorloven særlige bestemmelser for prissætningen i kommunalt ejede serviceselskaber. Disse skal levere ydelserne til kostpris. Vandsektorlovens bestemmelser går forud for skattereglernes bestemmelser om afregning til markedspris. Ledelsen i Forsyningsservice A/S har vurderet, at selskabet er omfattet af vandsektorlovens bestemmelser om kostpris. Til sikring af overholdelse af disse bestemmelser er der foretaget en slutfakturering pr. 31. december 2023 i ejerselskaberne, så årets resultat går i 0.
Omkostningerne i Forsyningsservice er på 6,8 mio. kr. i 2023 mod 5,4 mio. kr. i 2022. Der har været en justering i antallet af medarbejdere, så der er 8 medarbejdere i 2023, mod henholdsvis 6 i 2021 til 4 i 2022. Forventningerne i henhold til budget for 2023 var på 6-8 medarbejdere, da Skive Vand indtrådte i ejerkredsen.
Status på ydelser fra Forsyningsservice
Favrskov Forsyning aftager ydelserne udbud/indkøb/kontraktstyring, GDPR, whistleblower og arbejdsmiljø fra Forsyningsservice. På alle områder er Favrskov Forsyning fokuseret på compliance ift. lovgivning, så lovgivning og retningslinjer på et givent område efterleves i en tilfredsstillende kvalitet.
Indkøb og Udbud:
Favrskov Forsyning kategoriseres i udbudssammenhæng som et offentligretlig organ, og er derfor underlagt lovgivning inden for indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge-anlægsopgaver.
De danske myndigheder har på området bestemt, at ovenstående forvaltes enten via Udbudslovens eller Tilbudslovens bestemmelser afhængig af indkøbets art og værdi.
Forsyningsservice hjælper med udbud efter udbudsloven og tilbudslovens bestemmelser. Herudover hjælper de med compliance overblik inden for området.
Der har inden for udbud, indkøb og kontraktstyring været fokus på implementering af en ny fælles kontraktstyringsplatform, der giver bedre overblik og dermed kan være med til at sikre øget compliance i organisationen.
Forsyningsservice har i 2023 gennemført følgende udbud, tilbudsindhentninger, optioner og markedsafprøvninger:
I 2023 er det totale forbrug for leverandører inkl. anlægsopgaver over 100.000 kr./år, ca. 149 mio. kr.
Heraf er ca. 97% af forbruget sket med leverandører med kontrakt i henhold til lovgivningen. De sidste 3 % er sket med leverandører uden kontrakt. Heraf er der 2 leverandører over 300.000 kr.
| Leverandør | Forbrug i kr. |
|---|---|
| HOLKJÆRGÅRD V/OLE FREDSLUND SØRENSEN | 832.570 |
| DANSK AQUAKEMI A/S | 464.984 |
Holkærgård v/Ole Fredslund Sørensen:
Denne opgave er udbudt, og Magnus Frichs har i foråret 2024 vundet udbuddet. Der har været kontraktstart på opgaven fra september 2023.
Dansk Aquakemi:
Der pågår et udbudsarbejde, hvor vi er færdige med udbudsbetingelserne, og Forsyningsservice skal hjælpe med udbudsprocessen. Tilbudsgivere er udvalgt, og der er testperiode før sommerferien, med endelig tildeling og kontraktstart efter sommerferien.
Hertil er der aftaler der skal markedsafprøves i 2024. Herudover er der indgået en aftale med Skabertrang, der grundet implementeringen af de 10 fraktioner i 2023 er steget, og hvis det fortsætter de kommende 3 år på samme niveau vil skulle underlægges et EU udbud. Det er forventningen, at vi fra 2024 er tilbage på et normalt niveau, og derfor kan indeholdes i den eksisterende aftale.
Arbejdsmiljø, GDPR og øvrige ydelser:
Arbejdsmiljøgruppen i Favrskov Forsyning har i samarbejde med Forsyningsservice opstartet brugen af et arbejdsmiljøsystem til understøttelse af ensretning og vidensdeling af arbejdsmiljøarbejdet og kemisk APV.
Der er gennemført arbejdsmiljørunderinger på alle renseanlæg og genbrugspladser i samarbejde med Forsyningsservice.
Der er desuden udbudt fælles indkøb og implementering af en whistleblowerordning, der bliver varetaget af et eksternt advokatselskab, og med en GDPR-rådgiver i Forsyningsservice, som primær betroet medarbejder.
I løbet af 2023 har Forsyningsservice fået organiseret sig med kompetencer på alle ydelser, idet der er tilført ressourcer på GDPR og udbud/indkøb. Ligeledes er der ansat en direktør i selskabet til at drive udviklingen.
Forsyningen har etableret kontroller i GDPR-portalen som dokumentation for og hjælpeværktøj til, at sikre høj databeskyttelse og it-sikkerhed i forsyningen. Der er i 2023 foretaget kontrol af samtlige databehandleraftaler ift. aftalens ordlyd. Derudover er der arbejdet med at opsætte og iværksætte opdaterede forretningsgange for kontroller af arbejdsprocesser og slettepolitikker, og det arbejde fortsætter ind i 2024.
Der er registreret to databrud i 2023 hos Favrskov Forsyning, hvoraf 1 er anmeldt til datatilsynet. I marts 2023 var en systemfejl hos Elbek og Vejrup årsag til at 17 kunder modtog forbrugsdata samt login til forbrugerportalen for andre forbrugssteder end deres eget. Hændelsen blev indberettet til Datatilsynet rettidigt, bruddet blev stoppet og yderligere sikkerhedsforanstaltninger er siden implementeret.
Awareness og IT- sikkerhed:
Favrskov Forsyning har i 2023 gennemført løbende e-læringskurser til medarbejderne, som bidrag til at reducere risikoen for brud på persondatasikkerheden og brud på it-sikkerheden. Forsyningen vil fortsætte med at udsende e-læringskurser i 2024. Som supplement til e-læringskurser vil Forsyningsservice i 2024 iværksatte aktiviteter for at højne fokus på it-sikkerhed og GDPR hos forsyningens medarbejdere.
Forsyningsservice vil derfor udsende månedligt materiale til deling på intranettet eller via andre kommunikationsplatforme således, at der sikres en kontinuerlig undervisning og vidensformidling til alle medarbejdere. Som en del af awareness træningen vil der også i 2024 være fokus på formidling af beredskabsplan i tilfælde af et sikkerhedsbrud.
Favrskov Forsyning har i 2023 haft følgende andel af omkostningerne til Forsyningsservice:
| Ydelse | 2023 | 2022 | Forskel |
|---|---|---|---|
| Udbud og indkøb | 755 | 568 | 187 |
| GDPR | 145 | 153 | -8 |
| Arbejdsmiljø | 135 | 81 | 54 |
| Inspirationstur | 0 | 6 | 6 |
| IT-sikkerhed - Awareness | 8 | 9 | -1 |
| Webtilgængelighed | 15 | 17 | -2 |
| Kemisk APV | 19 | 0 | 19 |
| I alt | 1.077 | 837 | 243 |
Indkøbsydelsen er steget i 2023, hvor vi har haft flere lovpligtige ydelser og varer, der skal udbydes gennem EU udbud, tilbudsindhentninger og markedsafprøvninger.
Forventning til 2024 er samme niveau på ydelserne, men med tilføjelse af ekstra ydelser vedrørende whistleblowerordning og implementering af NIS2.
Reguleringen er først foretaget efter regnskabsafslutning, og er derfor først med i Favrskov Forsynings regnskab i 2024.
Direktøren indstiller til bestyrelsen:
Favrskov Forsyning A/S, 29. april 2024:
Fraværende: Søren Frandsen
Godkendt.
Der refereres ikke fra dette punkt.
Der refereres ikke fra dette punkt.
Tidl. politisk behandling: Budget godkendt d. 20. september 2023
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde d. 29. april 2024
Lovgrundlag: Bestyrelsens forretningsorden
Bestyrelsen skal i denne sag behandle budgetopfølgning for perioden 01.01.2024 til 29.02.2024, og forventningerne for hele 2024 for Favrskov Forsyning A/S.
Det oprindelige budget forhøjes med 0,4 mio. kr. til personaleomkostninger til driftspersonale på spildevand. Tilsvarende korrigeres omsætningen med 0,4 mio. kr. vedrørende opkrævning fra Favrskov Spildevand. Det forventede resultat for 2024 udgør derfor uændret 0 kr.
Budgetopfølgning pr. 29. februar 2024 fremgår af bilag.
Favrskov Forsyning er serviceselskab for datterselskaberne, og derfor er periodens omkostninger lig det, der bliver opkrævet hos Favrskov Spildevand A/S og Favrskov Affald A/S.
Det forventede resultat (forecast) korrigeres således også med 0,4 mio. kr. til driftspersonale på spildevandsområdet. Ledelsen vurderer, at der behov for et betydeligt overlap mellem fratrædende og tiltrædende medarbejdere i driften som følge af flere medarbejderes fratrædelse til pension. Dette vurderes som et nødvendigt tiltag, da vi som kompleks og faglig forsyning har til hovedformål altid at sikre forsyningssikkerhed 24/7 alle 365 dage om året. Overgangsordningen skal sikre en god erfarings- og videndeling i det forestående generationsskifte. Derfor skal der afsættes flere midler til personaleomkostninger, som en midlertidig løsning i onboarding af nye medarbejdere.
Der er for årets første 2 måneder opkrævet 0,8 mio. kr. mere end budgetteret.
Afvigelsen skyldes at de administrative omkostninger er 0,4 mio. kr. højere end budget 2024, samt at løn og personaleomkostninger er 0,3 mio. kr. højere end budget 2023. For de administrative omkostninger er der tale om periodeforskydninger som forventes udlignet over året.
Vedrørende personaleomkostninger er der et merforbrug på lønninger, som skyldes en ikke budgetteret omkostning til udbetaling af 6. ferieuge. Hertil har der været flere klimahændelse og andre driftsudfordringer, der har betydet væsentlig flere udkald til vores driftsmedarbejdere på spildevand, og heraf mere overarbejde end først budgetteret.
Samlet set betyder forskydningerne at der er en merindtægt på 0,5 mio. kr. vedrørende Favrskov Affald, samt en merindtægt på 0,3 mio. kr. vedrørende Favrskov Spildevand.
Der er afsat 0,3 mio. kr. til implementering af effektiviseringsprojekter i 2024. Der er ikke igangsat projekter på nuværende tidspunkt.
Egenkapitalen er uændret fra 31.12.2023, men vil blive justeret i forhold til kapitalandele i tilknyttede selskaber pr. 31.12.2024.
Debitorer udgør 3,6 mio. kr. pr. 29.02.2024, og består primært af tilgodehavender fra Favrskov Spildevand A/S, Favrskov Affald A/S samt arbejde udført for Favrskov Kommune.
Likviditeten viser et indestående pr. 29.02.2024 på 1,9 mio. kr. Der er ingen lån i selskabet.
Direktøren indstiller til Bestyrelsen:
.
Favrskov Forsyning A/S, 29. april 2024:
Fraværende: Søren Frandsen
Godkendt
Der refereres ikke fra dette punkt.
Ifølge Selskabsloven må medlemmer af bestyrelsen og direktører ikke videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til.
Bestyrelsen afslutter hvert bestyrelsesmøde med at tage aktivt stilling til, hvad der kan kommunikeres fra bestyrelsesmødet.
Direktøren indstiller til bestyrelsen:
Favrskov Forsyning A/S, 29. april 2024:
Fraværende: Søren Frandsen
Alle punkter afgøres åbne bortset fra punkt 2:”Revisionsprotokolat 2023 for Favrskov Affald”, punkt 5: ”orientering til Bestyrelsen” og punkt 8: ”Bestyrelsen har ordet” som afgøres lukkede.
.