Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 29. april 2024 samt generalforsamling den 29. april 2024
Lovgrundlag: Vedtægter for Favrskov Affald A/S
Bestyrelsen skal i denne sag behandle årsrapporten for 2023
Selskabets revisor EY vil på bestyrelsesmødet fremlægge årsrapporten, som fremgår af bilag.
Derudover fremgår resultat mod budget for 2023 også af bilag i sagen.
Årsregnskabet er revideret og godkendt af revisionsfirmaet EY.
Revisors konklusion er følgende:
Vi har revideret årsregnskabet for Favrskov Affald A/S for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2023, der omfatter resultatopgørelse, balance, egenkapitalopgørelse og noter, herunder anvendt regnskabspraksis. Årsregnskabet udarbejdes efter årsregnskabsloven.
Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af selskabets aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2023 samt af resultatet af selskabets aktiviteter for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2023 i overensstemmelse med årsregnskabsloven.
Revisionen har ingen bemærkninger til regnskabet.
Favrskov Affald skal følge et ”hvile i sig selv”-princip, der betyder, at indtægter og omkostninger skal balancere. Derfor viser årets resultat et 0.
Udvikling i den akkumulerede over/underdækning på ordninger
I nettoomsætningen er der indregnet årets over-/underdækning overfor forbrugerne. I 2023 er resultatet en overdækning på 1,9 mio. kr. mod en overdækning på 5,1 mio. kr. i 2022.
Favrskov Affald har ultimo 2023 en samlet overdækning på samtlige ordninger på 9,0 mio. kr., som således er forøget med 1,9 mio. kr. i forhold til 2022. Resultatet på de enkelte takstordninger fremgår nedenfor.
Der var budgetteret med ca. 2 mio. kr. på rest/mad ordningen til ekstra tømninger i en eventuel overgangsordning mellem to renovatører, men skiftet mellem renovatøren blev planlagt efter ruteplaner, der ikke gav ekstra tømninger. Derfor er rest/mad kommet ud med et overskud ultimo 2023 på 2,1 mio. kr., som gør at taksten fra 2024 på rest/mad er reduceret.
Hertil har der været en meromkostning på tømninger i forhold til budget på ca. 3,4 mio. kr., der vedrører en prisregulering i henhold til kontrakt på henteordninger. Meromkostningen betyder, at ordningerne med pap/papir/tekstiler og på plast/glas/mad- og drikkekartoner ender med en underdækning for året.
Herudover er planen for modernisering af genbrugspladserne udskudt, hvilket skaber en midlertidig større overdækning på genbrugspladserne, som skal anvendes til den kommende modernisering af genbrugspladserne.
Udvikling i økonomiske forhold
Årets omsætning i 2023 justeret for årets over-/underdækninger er 72,2 mio. kr., mod 68,2 mio. kr. i 2022. Den budgetterede omsætning for 2023 var på 71,8 mio. kr. Stigningen i omsætningen i 2023 i forhold til sidste år skyldes takststigninger i henteordninger, som en konsekvens af udvidelsen til at indsamle 10 fraktioner i 3 affaldsbeholdere.
Produktionsomkostningerne er steget med 7,8 mio. kr. fra 56,4 mio. kr. i 2022 til 64,2 mio. kr. i 2023. Produktionsomkostningerne for 2023 er 0,9 mio. kr. lavere end budgetteret.
Stigningen i produktionsomkostningerne er en konsekvens af indførelsen af de ti fraktioner, hvor tømningsudgifterne er steget 6,0 mio. kr. i forhold til 2022, som følge af, at der i den nye ordning tømmes tre beholdere, mod tidligere to beholdere/sække. Dertil har der været en meromkostning i ressourcetimer i forhold til 2022 på 1,2 mio. kr. Meromkostningen i ressourcetimer skyldes, at medarbejdere der normalt arbejder primært med spildevand, også har taget del i den store opgave med implementering af de 10 fraktioner, og hertil er der også anvendt en ekstra 0,5 årsnorm, der var indeholdt i budget 2023.
Det administrative personale har også været en aktiv del i implementeringen af de 10 fraktioner, og derfor er ca. 1,4 mio. kr. i ressourcetimer i 2023 er indregnet under produktion, som normalt indregnes under administration.
Indførelsen af de ti fraktioner har dog også medført at behandlingsudgifterne samt indkøb af sække til dagrenovation er faldet med i alt 1,4 mio. kr. i forhold til 2022.
Administrationsomkostninger udgør 4,8 mio. kr. og er 0,9 mio. kr. lavere end sidste år. Det er primært en følge af at administrative ressourcetimer i 2023 er indregnet direkte i produktionsomkostningerne.
Favrskov Affald har i 2023 investeret 30,1 mio.kr, der primært vedrører indkøb og klargøring af beholdere.
Direktøren indstiller til Bestyrelsen:
.
Favrskov Affald A/S, 29. april 2024:
Fraværende: Søren Frandsen
Godkendt.
Der refereres ikke fra dette punkt.
Tidl. politisk behandling:
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 29. april 2024 og generalforsamling d. 29. maj 2024
Lovgrundlag: Vedtægter for Favrskov Forsyning A/S
Bestyrelsen skal i denne sag behandle valg af revisor, som skal indstilles til generalforsamlingens godkendelse.
De indkomne bud er vedhæftet som bilag.
Favrskov Forsyning koncernen har udbudt revisionsydelsen gennem serviceselskabet Forsyningsservice A/S. Udbuddet er udarbejdet som en tilbudsindhentning.
Udbuddet omfatter revision for regnskabsårene 2024, 2025 og 2026 med mulighed for forlængelse for regnskabsårene 2027 og 2028, og indeholder blandt andet følgende delopgaver.
Fire revisionsselskaber blev indbudt i forbindelse med tilbudsindhentningen, men kun to valgte at afgive tilbud på ovenstående ydelser:
Tilbudsindhentningerne er alle vedlagt som bilag til sagsfremstillingen og blev vægtet i forhold til opstillede kriterier:
Ud fra kriterierne blev hver tilbudsgiver tildelt point på en skala fra 1-7 og resultat er som følger:
| BDO | EY | |
|---|---|---|
|
Underkriterium 1: Honorar |
7 | 4,08 |
|
Underkriterium 2: Bemanding og kompetence |
7 | 7 |
|
Underkriterium 3: Videndeling |
6 | 7 |
|
Underkriterium 4: Branchekendskab |
5 | 7 |
| Total (vægtet) | 6,10 | 5,28 |
BDO er det revisionsselskab, som i forbindelse med tilbudsindhentningen fik det højeste antal point, og er det revisionsselskab, som direktionen indstiller som revisor for selskabet.
BDO adskilte sig primært fra EY på parameteren Honorar. Begge selskaber levede tilfredsstillende op til de øvrige opstillede kriterier.
BDOs honorar inkl. anslåede tilkøbsydelser og rådgivning er på i alt 350 t.kr., hvilket er ca. 20 % mindre end det andet modtagne tilbud.
BDOs samlede tilbud er på 350 t.kr. er ca. 50 t.kr. højere end de omkostninger, der er budgetlagt i de eksisterende revisionsopgaver. Dog er der flere ydelser omfattet af den nye aftale, som tidligere har været afregnet særskilt. Den nye aftale forventes derfor ikke at få økonomiske konsekvenser for koncernen.
Direktøren indstiller til Bestyrelsen:
Favrskov Affald A/S, 29. april 2024:
Fraværende: Søren Frandsen
Godkendt.
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 29. april 2024
Lovgrundlag
Forsyningsservice er et fælles serviceselskab, som løser en række opgaver og serviceydelser for ejerforsyninger indenfor områderne: arbejdsmiljø, GDPR samt indkøb og udbud.
Forsyningsservice er ejet af 11 jyske forsyningsselskaber;
Favrskov Forsyning A/S, Vandmiljø Randers A/S, AquaDjurs A/S, Mariagerfjord Vand A/S, Vesthimmerland Forsyningsservice A/S, Thisted Vandservice ApS, Samsø Spildevand A/S, Rebild Vand og Spildevand A/S, Skanderborg Forsyning A/S, Morsø Forsyning A/S og Skive Vand.
Skive Vand A/S indtrådt i selskabet pr. 1. maj 2023 som B-aktionær.
Favrskov Forsyning har en ejerandel på 15,38 % af Forsyningsservice.
Bestyrelsen skal i denne sag orienteres om regnskab for 2023 for Forsyningsservice A/S, samt årsrapport om Forsyningsservice aktiviteter i 2023.
Begge dele er i bilag til sagen.
Årsrapport
Årsregnskabet er revideret og godkendt af revisionsfirmaet PWC.
Revisors konklusion er følgende:
Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af selskabets aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2023 samt af resultatet af selskabets aktiviteter for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2023 i overensstemmelse med årsregnskabsloven.
Vi har revideret årsregnskabet for Forsyningsservice A/S for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2023, der omfatter resultatopgørelse, balance, egenkapitalopgørelse og noter, herunder anvendt regnskabspraksis(”regnskabet”).
Revisionen har ingen bemærkninger til regnskabet.
I revisionsprotokollatet har revisionen følgende konklusion om deres arbejde:
”Vores revision har i det væsentligste været substansbaseret, herunder stikprøvevis kontrol af udvalgte transaktioner samt gennemgang af selskabets afstemninger og analyser af de regnskabsmæssige data.
Det er vores vurdering at den daglige ledelse har et godt overblik over og en god styring af selskabets aktiviteter.”
Årets resultat er 0 kr. ligesom tidligere år.
Der er i vandsektorloven særlige bestemmelser for prissætningen i kommunalt ejede serviceselskaber. Disse skal levere ydelserne til kostpris. Vandsektorlovens bestemmelser går forud for skattereglernes bestemmelser om afregning til markedspris. Ledelsen i Forsyningsservice A/S har vurderet, at selskabet er omfattet af vandsektorlovens bestemmelser om kostpris. Til sikring af overholdelse af disse bestemmelser er der foretaget en slutfakturering pr. 31. december 2023 i ejerselskaberne, så årets resultat går i 0.
Omkostningerne i Forsyningsservice er på 6,8 mio. kr. i 2023 mod 5,4 mio. kr. i 2022. Der har været en justering i antallet af medarbejdere, så der er 8 medarbejdere i 2023, mod henholdsvis 6 i 2021 til 4 i 2022. Forventningerne i henhold til budget for 2023 var på 6-8 medarbejdere, da Skive Vand indtrådte i ejerkredsen.
Status på ydelser fra Forsyningsservice
Favrskov Forsyning aftager ydelserne udbud/indkøb/kontraktstyring, GDPR, whistleblower og arbejdsmiljø fra Forsyningsservice. På alle områder er Favrskov Forsyning fokuseret på compliance ift. lovgivning, så lovgivning og retningslinjer på et givent område efterleves i en tilfredsstillende kvalitet.
Indkøb og Udbud:
Favrskov Forsyning kategoriseres i udbudssammenhæng som et offentligretlig organ, og er derfor underlagt lovgivning inden for indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge-anlægsopgaver.
De danske myndigheder har på området bestemt, at ovenstående forvaltes enten via Udbudslovens eller Tilbudslovens bestemmelser afhængig af indkøbets art og værdi.
Forsyningsservice hjælper med udbud efter udbudsloven og tilbudslovens bestemmelser. Herudover hjælper de med compliance overblik inden for området.
Der har inden for udbud, indkøb og kontraktstyring været fokus på implementering af en ny fælles kontraktstyringsplatform, der giver bedre overblik og dermed kan være med til at sikre øget compliance i organisationen.
Forsyningsservice har i 2023 gennemført følgende udbud, tilbudsindhentninger, optioner og markedsafprøvninger:
I 2023 er det totale forbrug for leverandører inkl. anlægsopgaver over 100.000 kr./år, ca. 149 mio. kr.
Heraf er ca. 97% af forbruget sket med leverandører med kontrakt i henhold til lovgivningen. De sidste 3 % er sket med leverandører uden kontrakt. Heraf er der 2 leverandører over 300.000 kr.
| Leverandør | Forbrug i kr. |
|---|---|
| HOLKJÆRGÅRD V/OLE FREDSLUND SØRENSEN | 832.570 |
| DANSK AQUAKEMI A/S | 464.984 |
Holkærgård v/Ole Fredslund Sørensen:
Denne opgave er udbudt, og Magnus Frichs har i foråret 2024 vundet udbuddet. Der har været kontraktstart på opgaven fra september 2023.
Dansk Aquakemi:
Der pågår et udbudsarbejde, hvor vi er færdige med udbudsbetingelserne, og Forsyningsservice skal hjælpe med udbudsprocessen. Tilbudsgivere er udvalgt, og der er testperiode før sommerferien, med endelig tildeling og kontraktstart efter sommerferien.
Hertil er der aftaler der skal markedsafprøves i 2024. Herudover er der indgået en aftale med Skabertrang, der grundet implementeringen af de 10 fraktioner i 2023 er steget, og hvis det fortsætter de kommende 3 år på samme niveau vil skulle underlægges et EU udbud. Det er forventningen, at vi fra 2024 er tilbage på et normalt niveau, og derfor kan indeholdes i den eksisterende aftale.
Arbejdsmiljø, GDPR og øvrige ydelser:
Arbejdsmiljøgruppen i Favrskov Forsyning har i samarbejde med Forsyningsservice opstartet brugen af et arbejdsmiljøsystem til understøttelse af ensretning og vidensdeling af arbejdsmiljøarbejdet og kemisk APV.
Der er gennemført arbejdsmiljørunderinger på alle renseanlæg og genbrugspladser i samarbejde med Forsyningsservice.
Der er desuden udbudt fælles indkøb og implementering af en whistleblowerordning, der bliver varetaget af et eksternt advokatselskab, og med en GDPR-rådgiver i Forsyningsservice, som primær betroet medarbejder.
I løbet af 2023 har Forsyningsservice fået organiseret sig med kompetencer på alle ydelser, idet der er tilført ressourcer på GDPR og udbud/indkøb. Ligeledes er der ansat en direktør i selskabet til at drive udviklingen.
Forsyningen har etableret kontroller i GDPR-portalen som dokumentation for og hjælpeværktøj til, at sikre høj databeskyttelse og it-sikkerhed i forsyningen. Der er i 2023 foretaget kontrol af samtlige databehandleraftaler ift. aftalens ordlyd. Derudover er der arbejdet med at opsætte og iværksætte opdaterede forretningsgange for kontroller af arbejdsprocesser og slettepolitikker, og det arbejde fortsætter ind i 2024.
Der er registreret to databrud i 2023 hos Favrskov Forsyning, hvoraf 1 er anmeldt til datatilsynet. I marts 2023 var en systemfejl hos Elbek og Vejrup årsag til at 17 kunder modtog forbrugsdata samt login til forbrugerportalen for andre forbrugssteder end deres eget. Hændelsen blev indberettet til Datatilsynet rettidigt, bruddet blev stoppet og yderligere sikkerhedsforanstaltninger er siden implementeret.
Awareness og IT- sikkerhed:
Favrskov Forsyning har i 2023 gennemført løbende e-læringskurser til medarbejderne, som bidrag til at reducere risikoen for brud på persondatasikkerheden og brud på it-sikkerheden. Forsyningen vil fortsætte med at udsende e-læringskurser i 2024. Som supplement til e-læringskurser vil Forsyningsservice i 2024 iværksatte aktiviteter for at højne fokus på it-sikkerhed og GDPR hos forsyningens medarbejdere.
Forsyningsservice vil derfor udsende månedligt materiale til deling på intranettet eller via andre kommunikationsplatforme således, at der sikres en kontinuerlig undervisning og vidensformidling til alle medarbejdere. Som en del af awareness træningen vil der også i 2024 være fokus på formidling af beredskabsplan i tilfælde af et sikkerhedsbrud.
Favrskov Forsyning har i 2023 haft følgende andel af omkostningerne til Forsyningsservice:
| Ydelse | 2023 | 2022 | Forskel |
|---|---|---|---|
| Udbud og indkøb | 755 | 568 | 187 |
| GDPR | 145 | 153 | -8 |
| Arbejdsmiljø | 135 | 81 | 54 |
| Inspirationstur | 0 | 6 | 6 |
| IT-sikkerhed - Awareness | 8 | 9 | -1 |
| Webtilgængelighed | 15 | 17 | -2 |
| Kemisk APV | 19 | 0 | 19 |
| I alt | 1.077 | 837 | 243 |
Indkøbsydelsen er steget i 2023, hvor vi har haft flere lovpligtige ydelser og varer, der skal udbydes gennem EU udbud, tilbudsindhentninger og markedsafprøvninger.
Forventning til 2024 er samme niveau på ydelserne, men med tilføjelse af ekstra ydelser vedrørende whistleblowerordning og implementering af NIS2.
Reguleringen er først foretaget efter regnskabsafslutning, og er derfor først med i Favrskov Forsynings regnskab i 2024.
Direktøren indstiller til bestyrelsen:
Favrskov Affald A/S, 29. april 2024:
Fraværende: Søren Frandsen
Godkendt.
Der refereres ikke fra dette punkt.
Tidl. politisk behandling: Budget godkendt d. 20. september 2023
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde d. 29. april 2024
Lovgrundlag: Bestyrelsens forretningsorden
Bestyrelsen skal i denne sag behandle budgetopfølgningen for perioden 01.01.2024 til 29.02.2024, og forventningerne for hele 2024 for Favrskov Affald A/S.
Der er ikke korrektioner til det oprindelige budget, som fastholdes for 2024.
Perioderegnskab samt resultatopgørelse på ordninger pr. 29. februar 2024 fremgår af bilag.
Der er en samlet omsætning for perioden som er 0,7 mio. kr. under budgettet. Dette skyldes primært en mindre opkrævning på mad/restaffald for de to første måneder. Der mangler stadig at blive sendt endelige afregning ud til et antal mindre fællesbebyggelser, ligesom, at 1. aconto regning for 2024, ikke er tillagt 10 % markedstillæg for erhverv. Dette vil blive opkrævet sammen med 2. aconto, hvorfor det forventes at den samlede omsætning for året ikke vil afvige væsentligt fra budget.
De samlede omkostninger for perioden er 0,6 mio. kr. mindre end budget 2024, hvilket primært skyldes et samlet mindre forbrug til tømning og behandling på tværs af alle ordninger på 0,9 mio. kr. Der er i perioden opkrævet 0,5 mio.kr. ekstra fra Favrskov Forsyning, hvilket dog skyldes forskydninger i de periodiserede budgetter.
Forventningen til anlægsinvesteringer korrigeres fra 21 mio. kr. til 15 mio. kr. efter at byrådet på mødet d. 27. februar 2024 har fastlagt omfanget af renovering af genbrugspladsen i Hvorslev.
Driftsresultat
Resultatet for perioden er et samlet overskud for perioden på 25,2 mio. kr. mod et budgetteret overskud på 25,6 mio. kr. Der er således en samlet afvigelse på 0,4 mio. kr.
Omsætningen er 0,7 mio. kr. lavere end budgetteret, og vedrører primært rest- og mad ordningen, da det er her størstedelen af erhvervsgebyrerne med 10 % markedstillæg på henteordninger er budgetteret. Den samlede afvigelse på alle øvrige ordninger udgør 0,1 mio. kr.
De samlede driftsomkostninger er 1,1 mio. kr. lavere end budgetteret. Heraf udgør 0,5 mio. kr. tømning og behandling på genbrugspladserne, og kan henføres til at der er kommet mindre affald ind i perioden end forventet ved budgetlægningen. Dertil kommer mindre afskrivninger på 0,1 mio. kr.
De resterende 0,5 mio. kr. fordeler sig på henteordninger, og skyldes periodeforskydninger i forhold til det periodiserede budget.
Investeringer
Anlægsinvesteringer udgør pr. 29.02.2024, 0,5 mio. kr.
De samlede investeringer udgjorde ved budgetlægningen 21 mio. kr. Efter byrådet på mødet d. 27. februar 2024 har vedtaget omfanget af renoveringen af Hvorslev Genbrugsplads, så denne udgør 7,0 til 7,5 mio. kr., og det samlede anlægsbudget korrigeres til ca. 15 mio. kr.
Oversigten over anlægsbudgetter og -investeringer er vedlagt som bilag.
Balancekonti
Egenkapitalen er uændret fra 31.12.2023. Favrskov Affald arbejder ud fra ”hvile i sig selv”-princippet.
Det betyder, at eventuelle over- og underskud for året overføres til over- og underdækning til senere regulering. Underdækningen reguleres årligt, hvorfor den pr. 29.02.2024 er uændret i forhold til 31.12.2023.
Debitorer er på 44,7 mio. kr. pr. 29.02.2024, og skyldes at afregningerne sendes ud i februar med forfald til betaling i marts. På samme tidspunkt sidste år udgjorde debitorerne 40,0 mio. kr. Stigningen skyldes takststigningerne i forbindelse med indførelsen af de ti fraktioner.
Selskabets likviditet udgør et indestående på 8,1 mio. kr. pr. 29.02.2024.
Selskabet har pr. 29.02.2024 gældsforpligtelser til Kommunekredit på i alt 32,1 mio. kr. Gælden er uændret fra 31.12.2023, da der er kvartalsmæssigt forfald på ydelserne. Kreditten til beholderkøb er konverteret til et langfristet lån i marts 2024.
Direktøren indstiller til Bestyrelsen:
.
Favrskov Affald A/S, 29. april 2024:
Fraværende: Søren Frandsen
Godkendt.
Der refereres ikke fra dette punkt.
Ifølge Selskabsloven må medlemmer af bestyrelsen og direktører ikke videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til.
Bestyrelsen afslutter hvert bestyrelsesmøde med at tage aktivt stilling til, hvad der kan kommunikeres fra bestyrelsesmødet.
Direktøren indstiller til bestyrelsen:
Favrskov Affald A/S, 29. april 2024:
Fraværende: Søren Frandsen
Alle punkter afgøres åbne bortset fra punkt 2:”Revisionsprotokolat 2023 for Favrskov Affald”, punkt 5: ”orientering til Bestyrelsen” og punkt 7: ”Bestyrelsen har ordet” som afgøres lukkede.
.