Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 22. februar 2023
Lovgrundlag: Forretningsordenen
Bestyrelsen skal evaluere deres arbejde i 2022 ud fra følgende hovedtemaer:
Der er udsendt et spørgeskema, der skal danne baggrund for en dialog i bestyrelsen om evalueringen af bestyrelsesarbejdet for 2022.
Direktøren indstiller til Bestyrelsen:
Evalueringen blev drøftet, og der kom input til forbedringer og opmærksomhedspunkter samt hvad der gerne må fastholdes. Evalueringen vil indgå i introduktioner til kommende bestyrelser.
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde d. 22. februar 2023
Lovgrundlag: Forretningsorden for Favrskov Affald
Bestyrelsen skal i denne sag godkende de styringsmæssige dokumenter for virksomheden.
De styringsmæssige dokumenter for selskabet udgøres af:
Ad. 1
Vedtægterne for Favrskov Forsyning A/S er senest revideret i maj 2019.
Bestyrelsen orienteres om selskabets vedtægter, der udelukkende kan ændres af generalforsamlingen.
Ad. 2
Bestyrelsen har ved forretningsordenen truffet nærmere bestemmelser om sit hverv. Den nuværende forretningsorden er der, hvor de styringsmæssige dokumenter udspringer fra. Ændringer til forretningsordenen kan efter punkt 16.1 foretages af bestyrelsen med almindelig stemmeflerhed.
Ad. 3
Bestyrelsen har defineret direktionens opgaver og ansvar, samt grundlaget for direktørens funktion i ”bestyrelsens instruks til direktøren”. Ændringer til bestyrelsens instruks til direktøren kan efter forretningsordens punkt 16.1 foretages af bestyrelsen med almindelig stemmeflerhed.
Ad 4.
I henhold til forretningsordens punkt 11.8 skal bestyrelsen med passende mellemrum kontrollere, at der ”i et forretningsmæssigt sundt og rimeligt omfang, er tegnet de nødvendige skades- og ansvarsforsikringer.”
Ad. 5 og 6.
Forretningsordenens punkt 11.6 fastlægger, at bestyrelsen skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på en - efter selskabets forhold - tilfredsstillende måde. Finansiel strategi er et arbejdsredskab til brug for den løbende håndtering af koncernens finansielle portefølje. Den finansielle strategi er udarbejdet med udgangspunkt i den finansielle strategi for Favrskov Kommune. Prokura og forretningsgange omhandler økonomiske forretningsgange og prokura for alle selskabets forretningsområder.
Ad. 7.
Favrskov Forsynings lønpolitik er vedtaget af bestyrelsen d. 13. december 2018, og er vedlagt i bilag til orientering. Lønpolitikken fastlægger en overordnet retning og ramme for løndannelsen i Favrskov Forsyning.
Ad 8.
Der er udarbejdet en procedure for koncerninternt salg, der er godkendt af bestyrelsen den 28. marts 2019. Proceduren fastlægger og synliggør rammerne for koncerninternt salg af ydelser fra Favrskov Forsyning A/S til datterselskaberne Favrskov Affald A/S og Favrskov Spildevand A/S. Proceduren behandler beslutningskompetencen, de solgte ydelser og prissætningen heraf.
Ad. 1.
Bestyrelsen orienteres om selskabets vedtægter, som senest er revideret i maj 2019. Vedtægter er vedhæftet som bilag til sagen.
Ad 2.
Bestyrelsen tiltrådte forretningsorden i januar 2022, hvor den blev gennemgået på bestyrelsesmødet den 18. januar 2022. Der er ikke foreslået ændringer til forretningsordenen, som er vedhæftet som bilag til sagen.
Ad. 3
Der er udarbejdet et udkast til ændring af ”bestyrelsens instruks til direktøren”, så den fremadrettet skal tiltrædes ved skift i bestyrelsen eller af direktør. Formandskab og direktør har justeret instruksen med mindre ændringer, som fremgår af bilag til sagen.
Ad. 4.
Forsikringspolicer er uændret i skade- og ansvarsforsikringer i forhold til sidste år. Forsikringerne har været konkurrenceudsat og nuværende kontrakt er påbegyndt den 1. januar 2022. Favrskov Forsyning samarbejder med forsikringsmægleren ”North”. Selskabet har tegnet følgende nødvendige skade- og ansvarsforsikringer:
Bygnings- og løsøreforsikring, erhvervs- og produktansvar, arbejdsskadeforsikring, bestyrelse- og direktionsansvar, teknisk forsikring - måleudstyr, autoforsikring, entrepriseforsikring og rejseforsikring.
Ledelsen vurderer med ovenstående, at der er tegnet skade- og ansvarsforsikringer i et tilstrækkeligt og rimeligt omfang.
Forsikringspolitik og præmieoversigt er vedhæftet som bilag.
Ad. 5.
Finansiel strategi er uændret i forhold til 2022, og er vedhæftet som bilag til sagen.
Ad. 6.
Forretningsgangene for Favrskov Forsyning koncernen er uændret i forhold til 2022, hvor de gennemgik en mindre justering og opdatering. Forretningsgange og prokuraoversigt er vedhæftet som bilag til sagen
Ad. 7.
Lønpolitik er uændret, og er vedhæftet som bilag til sagen.
Ad. 8.
Procedure for samhandel i koncernen er uændret, og er vedhæftet som bilag.
Direktøren indstiller til bestyrelsen:
Bestyrelsens instruks til direktøren – dato skal ændres.
Alle punkter blev godkendt
Tidl. politisk behandling: Bestyrelsesmøde den 10. november 2020
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 22. februar 2023
Lovgrundlag
Bestyrelsen bliver i denne sag orienteret om resultatet af en undersøgelse af kundetilfredsheden blandt Favrskov Forsynings kunder. Undersøgelsen blev foretaget i henhold til Favrskov Forsynings procedure for måling af kundeservice, som er bilag til sagen.
Tilfredshedsundersøgelsen blev udført i efteråret 2022 blandt Favrskov Forsynings kunder, hvor 4.000 blev inviteret til at deltage i undersøgelsen via vores SMS-ordning. 1.119 kunder valgte at deltage i undersøgelsen, hvilket giver en svarprocent på 28 % af de adspurgte. Rapporten blev færdig i december og er bilag til sagen. Undersøgelsen dækker bredt de kunderelaterede områder i Forsyningen.
Opgaven er udført af firmaet Interresearch, som har en benchmarking ud i branchen med 22 deltagende forsyninger, hvilket betyder, at vi har mulighed for at holde resultaterne op mod et gennemsnit for branchen. Derfor er spørgerammen valgt ud fra de spørgsmål, der anvendes indenfor den ramme, der benchmarkes på. Der er udvalgt et par ekstra kategorier – blandt andet indenfor miljø og klima(bæredygtighed), selvbetjening og priser. På de tre områder, er det derfor ikke muligt at benchmarke.
Kunderne giver en score på 1-7:
1 er Meget uenig
4 er Hverken eller
7 er Meget enig
Der har været mulighed for at kommentere indenfor de enkelte kategorier. Det har også været muligt at krydse af på ”ikke relevant/ved ikke”.
Overordnet set ligger Favrskov Forsyning meget tæt omkring benchmark i branchen. Den samlede score på overordnet tilfredshed er på 5,9 – som svarer til benchmark for branchen. Der er ikke områder, hvor vi skiller os væsentligt ud.
Svar, som ligger under 4, vil være utilfredsstillende. Side 4 i rapporten viser, hvor vi scorer højest – og hvor vi scorer lavest på delspørgsmål.
Her er kunderne mest tilfredse:
Her er kunderne mest utilfredse:
Favrskov Forsyning er gode til at opdatere mig om:
Undersøgelsen giver også et indblik i, hvor godt kunderne kender Favrskov Forsyning og vores områder og services:
Hvilke forsyningsarter
I besvarelserne er der 25 %, der tror, vi leverer vandforsyning og gadebelysning, og 15 % mener, vi leverer fjernvarme.
SMS-ordning og Facebook
93 % har modtaget SMS – det burde nok være 100 %, da link til spørgeskema er udsendt via SMS. 73 % i branchen.
63 % ved ikke, at vi er på Facebook – mod 65 % i branchen.
Priser
Der er ikke mulighed for at benchmarke mod branchen, men der er en samlet score på 5. Spørgsmålet omkring rimelige priser scorer 4,7.
Det er tidligere besluttet, at denne generelle undersøgelse udføres hvert 5. år. Ud fra resultaterne i den generelle undersøgelse ser vi nærmere på delområder – f.eks.
Et udkast til spørgeramme indenfor de forskellige områder fremgår af sagens bilag.
Organisationen vil på baggrund af kundetilfredshedsundersøgelsen vurdere på potentialer for at kunne gøre vores service og ydelser endnu mere attraktive for vores kunder. Allerede igangværende tiltag og evt. kommende tiltag vil blive drøftet med bestyrelsen på bestyrelsesmødet.
Direktøren indstiller til Bestyrelsen:
Godkendt
Der refereres ikke fra dette punkt.
Tidl. politisk behandling: Strategi godkendt den 10. september 2020. Forretningsudviklingsplan 2022 godkendt den 25. august 2021.
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 22. februar 2023
Lovgrundlag: Forretningsordenen for bestyrelsen
Bestyrelsen skal orienteres om status, og godkende ændringer til forretningsudviklingsplan 2022, samt eventuelle indsatser, der overføres til 2023.
Forretningsudviklingsplan 2022 fastlægger de indsatser og aktiviteter, der skal gennemføres i 2022, for at vi kommer i mål med ambitionen om en bæredygtig forsyning.
Staus og fremdrift på de enkelte indsatser fremgår af bilag. Forretningsudviklingsplan 2022 er ligeledes vedhæftet som bilag til sagen.
Ambitionen for strategi 2024 er:
At bidrage til en bæredygtig fremtid, ved at blive en bæredygtig forsyning
Der er få indsatser, der færdiggøres ind i 2023, og derfor har et revideret udførselstidspunkt. Det fremgår i bilag om status på forretningsudviklingsplan 2022.
Samlet vurderes det ikke, at forskydningen i aktiviteter får indvirkning på gennemførelsen af de yderligere tiltag i strategi 2024.
Direktøren indstiller til bestyrelsen:
Godkendt
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 22. februar 2023
Lovgrundlag
Bestyrelsen blev den 13. december 2022 orienteret om formand og direktørens valg af midlertidig ordning i forbindelse med omlastning af det organiske affald fra den 1. maj 2023 – 31. december 2023. Dette punkt skal nu føres til protokol jf. punkt 3,7 i forretningsorden for Favrskov Affald A/S. Punkter indeholder oplysninger, som tidligere er fremsendt til bestyrelsen via mail.
Formand og direktør har indgået en aftale med Hammel Fjernvarme om ophør af kontrakt pr. 1. maj 2023. Den indgåede aftale er vedhæftet som bilag, og får den konsekvens, at vi skal af med en kompensation på 650.000 kr. for udtræden af aftale.
Der har været behov for at indgå en aftale med Hammel Fjernvarme om ophør, da vi fra 1. maj 2023 skal indsamle rest- og madaffald i en beholder med 2 rum, der tømmes af en todelt skraldebil. Det organiske affald skal omlastes, og køres til Holsted i 2023, mens restaffaldet skal køres til forbrænding. Den nu ophørte aftale havde udløb pr. 31. december 2023, og derfor skulle vi have fundet en løsning for en overgangsordning på 8 måneder, for at sikre, at madaffald kan omlastes i denne periode.
Der er tre løsningsmuligheder i en midlertidig ordning i håndteringen og omlastning af det organiske affald:
Etablering af et omlasteanlæg til organisk affald
Forbrændingsaftale – aftale om opsigelse
Kørsel med renovationsbil med to aflæsningssteder
Formand og direktør har valgt at indgå aftale i forhold til punkt 2.
Mulige midlertidige ordninger:
1. Etablering af et omlasteanlæg til organisk affald
Favrskov Affald etablerer et omlasteanlæg, som vil koste omkring 2-2,5 mio. kr. Anlægget består af en modulopbygget rampe, hvorfra der kan læsses ned i to containere. Der skal etableres vaskemulighed, så bilerne kan afskylles efter aflæsning, før de forlader pladsen. Dertil kommer en løbende driftsomkostning til dagligt renhold på pladsen på ca. 150.000 kr. (mandskab og vandforbrug).
Der er mulighed for at etablere omlastning af organisk affald tæt ved forbrændingsanlægget. Det kan ske på den gamle genbrugsplads, som Favrskov Kommune nu ejer og opfører en salthal på. Dette er drøftet med Favrskov Kommune. Det kræver evt. godkendelse af miljøforhold, der endnu ikke er ansøgt.
Etablering af et omlasteanlæg til organisk affald er i vores budget med 5 mio. kr. – 2,5 mio. kr. i 2022 og 2,5 mio. kr. i 2023.
Hvis Hammel Fjernvarme ikke genvinder en ny aftale vil en sådan omkostning være forholdsmæssig stor for en periode på 8 måneder, da andre udbydere såsom Kredsløb allerede i dag har omlastefaciliteter.
Mulighed nr. 1 er fravalgt på grund af den store anlægssum, der ikke matcher med perioden, og usikkerheden om, at vi efter 1. januar 2024 ikke ville have behov for anlægget.
2. Forbrændingsaftale – aftale om opsigelse
Muligheden for udtræden af forbrændingsaftalen med Hammel fjernvarme er drøftet. Hammel Fjernvarme har undersøgt mulighederne for at købe alternative brændsler, og vurderer, at der i så fald skal kompenseres med 195 kr. pr ton, der mistes, hvis aftalen opsiges.
Hammel Fjernvarmes udspil lød på 904.000 kr., samt det forhold at vores mængder fra genbrugspladsen blev der i hele 2023. Den resterende mængde, som Hammel Forbrænding vil mangle, udgør 4.631 tons i de 8 måneder frem til ordinært udløb af aftalen den 31. december 2023.
Formanden og direktøren har efter forhandling fået denne del ned til 650.000 kr. Her er det en fuld og hel udtræden med alle mængderne – og ikke kun en udtræden med mængderne fra indsamlingsordningen. Vi har ikke budgetteret med denne driftsomkostning, men med en anlægssum på 2,5 mio. kr. i 2022 og 2,5 mio. kr. i 2023.
3. Kørsel med renovationsbil med to aflæsningssteder
Kontrakten med City Container, som er den nye entreprenør, indeholder en mulighed for, at der aflæsses på to lokationer: et sted til restaffald og et andet til madaffald. Det er ikke en optimal situation at køre til to aflæsningssteder, hvor bilen vil være halvt læsset. Kørselsafstand mellem de to steder vil være knap 25 km. (fra Hammel til Lisbjerg). Prisen for den ekstra kørsel i 8 måneder udgør 760.000 – 900.000 kr. Det er ikke hensigtsmæssigt, at denne del varer i hele kontraktperioden, men kun for en lille overgang, da skraldebilerne ellers ville køre med sidelæs. Økonomisk, miljømæssig og sikkerhedsmæssig er nr. 2 en bedre mulighed.
Samlet vurdering
Inden formanden og direktøren traf valg nr. 2 fik vi en advokat til at vurdere på den indgået aftale er rimelig i forhold til de valg, vi ellers stod overfor. Vores advokat, Holst og Hammel Fjernvarmes advokat, DLA Piper har begge lavet udtalelser om procesrisikoen ved en evt. opsigelse af aftalen.
Disse er vedhæftet som bilag til sagen og er tidligere fremsendt på mail.
ØKONOMI
Økonomien i forhold til løsning nr. 2 er en omkostning i forhold til en aftalekompensation på 650.000 kr. til Hammel Fjernvarme.
Vi får evt. behov for at regulere budgettet, hvis den nye aftale på forbrænding fra 1. maj 2023 mod forventning ikke fremkommer med en væsentlig nedgang i pris. Prisen på affald til forbrænding er stærkt nedadgående, da markedet mangler affald, og vores forventning er, at vi med en ny aftale får en væsentlig forbedret pris, som kan indeholde aftalekompensationen på 650.000 kr. i vores eksisterende budget for 2023.
Direktøren indstiller til bestyrelsen:
Godkendt
Der refereres ikke fra dette punkt.
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde 22. februar 2023
Lovgrundlag
Ifølge Selskabsloven må medlemmer af bestyrelsen og direktører ikke videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til.
Bestyrelsen afslutter hvert bestyrelsesmøde med at tage aktivt stilling til, hvad der kan kommunikeres fra bestyrelsesmødet.
Alle punkterne afgøres åbne, bortset fra Punkt 4: Orientering til Bestyrelsen og punkt 7: Bestyrelsen har ordet, som afgøres lukkede.
.