1. GI' og TA' i Hammel skal reducere affaldsmængder og fremme direkte genbrug
2. Budgetopfølgning pr. 30.09.2023 for Favrskov Affald
3. Benchmark - affaldsområdet 2022 samt indsamlingsordning 2023 (maj-oktober)
4. Orientering til bestyrelsen i Favrskov Affaldden 15. november 2023 (Lukket)
5. Fremtidig rekruttering af relevant arbejdskraft (Employer Branding) (Lukket)
6. Whistleblowerordning
7. Kommunikation fra bestyrelsen
8. Bestyrelsen har ordet (Lukket)
Tidl. politisk behandling:
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde 15. november 2023
Lovgrundlag:
Bestyrelsen skal i denne sag behandle et fremtidigt koncept for GI’ og TA’ i Hammel.
Regeringens klimaplan for en grøn affaldssektor fastlægger, at alle kommuner fremadrettet skal integrere direkte genbrug som en service på genbrugspladsen:
”Fremadrettet forpligtes alle kommunale genbrugspladser til at stille et sådant område, container el. lign. til rådighed, hvor borgerne kan levere genstande til direkte genbrug. Genstandene skal først gøres tilgængelige for private aktører, herunder frivillige organisationer og borgere.”
Klimaplanen er endnu ikke udmøntet i endelig lovgivning, og det er uvist hvornår denne kommer, men uanset form, vil der være et krav om at kommunale genbrugspladser stiller områder til direkte genbrug til rådighed.
Favrskov Affald arbejder strategisk med at løfte affald højere op i affaldshierarkiet, og et af fokusområderne er affaldsforebyggelse og direkte genbrug. GI’ og TA’ på Hammel genbrugsplads fungerer allerede i dag til det formål, og i 2022 blev der afhentet 0,8 kg. direkte genbrug pr. besøgende (stikprøveanalyse). Men det vurderes også, at området har større potentiale, da det primært er borgere der står for opsætning og administration af området i dag.
Efter inddragelse af genbrugsvejledere og bestyrelse, er der identificeret udfordringer, der skal løses i området, for at skabe bedre betingelser for at fremme direkte genbrug:
Ønsket fra bestyrelsen er, at området skal fremme direkte genbrug, og herunder reducere vores samlede affaldsmængder i Favrskov Kommune. GI’ og TA’ skal udvikles, så det mere understøtter strategien og bliver en udvidet del af den service, som vi i fremtiden leverer på genbrugspladsen. Bestyrelsen har ønsket, at der belyses to fremtidige muligheder for GI’ og TA’:
Det koncept der udvikles på Hammel Genbrugsplads, vil blive brugt som model for indretningen til direkte genbrug på den nye plads mellem Hadsten og Hinnerup. Hvorslev Genbrugsplads vil, på grund af de meget få bemandede åbningstider, ikke få samme model for direkte genbrug, men vil få mindre elementer af det.
De to scenarier er vurderet i forhold til servicetilbud til kunderne, ressourcer, samspil med strategiske mål og EU-LIFE-projekt samt overordnet økonomi.
Servicetilbud til kunderne
Ressourcer
Der er i vedhæftede notat til sagen indhentet erfaringer fra andre selskabers etablering af områder til direkte genbrug, og heraf fremgår det, at der er behov for øget personaletid dedikeret i området, hvis man ønsker at udvikle området i begge scenarier.
Medarbejderne på genbrugspladsen vil i begge scenarier blive kompetenceudviklet i direkte genbrug, gennem et uddannelsesforløb, der er en del af EU-LIFE-projektet.
Arbejdsopgaverne i GI’ og TA’ er godt egnet til at blive tilbudt forløb til personer på kanten af arbejdsmarkedet (praktik, afklaringsforløb etc.), i samarbejde med Jobcenter Favrskov. Disse forløb er dog så varierende, at det ikke vil kunne fungere som en fast ressource men et supplement, der både giver god mening både socialt og økonomisk.
”Loppe de luxe”
Hidtil har vejledere passet GI’ og TA’ som en del af de øvrige opgaver på pladsen. For at sikre mere fokus på opgaven, afsættes der dedikeret tid til GI’ og TA’ i vagtplanen.
I hverdagene afsættes der 2 timer pr. dag. I weekenden afsættes der 3 x 30 min fordelt ud på dagen.
I alt afsættes 13 timer om ugen.
En prioriteret indsats vil betyde en mindre vejledning ude på pladsen, da vejlederen vil bruge mere tid i GI’ og TA’. Prioriteringen kan være svær at fastholde altid, da der er stort udsving i travlheden på pladsen, afhængig af ugedage og sæsoner. GI’ og TA’ vil blive nedprioriteret i travle perioder, samt hvis der er nedsat bemanding i weekenden.
Den prioriterede indsats vil også betyde mere pres på den medarbejder, der går alene på pladsen, når kollegaen er i GI’ og TA’.
”Butik med gratis udlejning”
I dette scenarie ansættes en eller to fleksjobbere, der primært vil arbejde med GI’ og TA’-området. De skal dog også kunne bidrage til øvrige opgaveløsninger på pladsen, ligesom vejledere stadig vil bidrage til arbejdet med GI’ og TA’.
Det foretrækkes, hvis der kan ansættes to fleksjobbere, der vil kunne dække ugen:
I hverdagene afsættes 3 timer pr. dag
I weekenden afsættes 4 timer pr. dag
Hvis GI’ og TA’ fremadrettet skal være en ”butik med udlejning”, kræver det specialviden, erfaring og kontinuerlig opfølgning, og gerne butikserfaring hos en eller flere af medarbejderne. Det vil give en sammenhæng i fremstillingen, vejledningen og i oprydningen, så området hver dag står helt skarpt.
Samspil med EU-LIFE-projekt og Favrskov Forsynings strategi
”Butik med gratis udlejning” er det scenarie, der bedst integrerer med EU-LIFE-projektet, og som kan ses som et forstærkende element i forhold til Favrskov Forsynings strategi. Der vil formentlig ikke være nok struktur og opfølgning i scenariet ”loppe deluxe” til at der kan etableres en ubemandet adgang på den lange bane.
Følgende indsatser er indeholdt i EU-LIFE -projektet, Circular Economy Beyond Waste, og er økonomisk dækket af LIFE bevillingen:
Indsatserne i EU LIFE er også uddybet i bilag til sagen.
I EU-LIFE-projektet vil man forsøge at tilbyde området med direkte genbrug i ubemandet åbningstid gennem adgangskontrol/login til døren (f.eks. via samme adgangssystem som bruges til Hammel Genbrugsplads i dag eller med MitID).
Herudover vil man i EU-LIFE-projektet udvikle smart vejledning gennem teknologiske løsninger, eksempelvis onlineløsning/skærm/AI, der skal kunne bruges til vejledning, når der er ingen/mindre bemanding på pladsen.
Derudover vil det være muligt at igangsætte nye tiltag i scenariet med ”butik med udlejning”, der skal få flere genbrugseffekter i spil. Eksempelvis ved at lave ”lånekasser” med blandet service, som borgere kan låne til konfirmationen, vejfesten osv. Det vil også være muligt i højere grad at understøtte indsamling i ”materialebure” og lign., f.eks. til institutioner og skoler der kan ønske specifikke materialer til projekter. Disse opgaver vil være svære at få tid til i ”loppe deluxe”.
GI’ og TA’ vil være en integreret del af det borgerne betaler for at anvende genbrugspladsen, og borgerne skal derfor i begge scenarier ikke betale for de varer de med fordel kan anvende på ny.
”Loppe deluxe”
Der vil ikke være en økonomisk merpris ved dette scenarie, og ressourcerne vil skulle findes inden for den eksisterende bemanding.
”Butik med udlejning”
Ansættelse af 1 – 2 fleksjobbere på total 23 timer om ugen. Det svarer til en samlet omkostning på ca. 225.000-250.000 kr. Det er som udgangspunkt medtaget i budget 2024, hvor der er indregnet ca. 30 timer ressourcetimer til at udbygge GI’ og TA’ og til ekstra håndtering af beholdere.
I forbindelse med opdateringen af GI’ og TA’, er der planlagt følgende:
Se også notat for uddybning.
Direktøren indstiller til bestyrelsen:
.
Favrskov Affald A/S, 15. november 2023:
Fraværende: Ingen
Godkendt, idet der ønskes en evaluering efter 1 år i drift.
Tidl. politisk behandling: Budget godkendt d. 21. september 2022
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde 15. november 2023
Lovgrundlag: Bestyrelsens forretningsorden
Bestyrelsen skal i denne sag behandle budgetopfølgning for 01.01.2023 til 30.09.2023 og forventningerne for hele 2023 for Favrskov Affald A/S.
Perioderegnskab pr. 30.09.2023 fremgår af bilag.
Forventningerne til resultat for 2023 fastholdes uændret i forhold til det forecast som blev forelagt ved budgetopfølgningen pr. 28.02.2023.
Budgetopfølgningen pr. 28.02 2023 blev justeret med meromkostninger på 3,6 mio. kr. Meromkostningerne vedrører både en prisregulering i henhold til kontrakt på henteordninger på 3,3 mio. kr. og for tømning på genbrugspladser på 0,3 mio. kr.
Forventningerne til anlægsinvesteringer blev ved budgetopfølgningen pr. 28.02.2023 korrigeret til 31,5 mio. kr. Forventningen fastholdes uændret.
Resultatet for perioden er et overskud på 19,4 mio. kr. mod et budgetteret overskud på. 17,1 mio. kr.
Omsætningen er 0,2 mio. kr. højere end budget 2023, og udgør 98 % af de samlede budgetterede indtægter pr. 30.09.2023.
De samlede driftsomkostninger for perioden er 0,9 mio. kr. lavere end budgetteret. Dette skyldes, at der har været en væsentlig lavere omkostning til drift af genbrugspladser, hvor både tømningsomkostninger og behandlingsomkostninger er lavere end budget, da der ikke har været den forventede stigning i de indleverede mængder i 2023. Det er dog for tidligt at vurdere om, dette er en tendens, der vil fortsætte hele året, og derfor fastholdes budget.
Dertil har der været en øget meromkostning i ressourcetimer til de ti fraktioner hen over foråret, således har vi brugt væsentlig flere driftsmæssige timer til implementeringen af de 10 fraktioner, hvor også vores administrative personale har været en aktiv del i implementeringen. Der er i forbindelse med budget 2023 tildelt en ekstra 0,5 årsnorm til implementering af de 10 fraktioner. Denne er primært anvendt i foråret og er indeholdt i driftsomkostninger, mens den i budget 2023 er fastlagt ligeligt over hele året på administrationskonti. Dette skaber en forskydning i både drifts- og administrationsomkostninger pr. 30.09 2023.
Investeringer
Der er pr. 30.09.2023 investeret 29,9 mio. kr. Den samlede forventning til anlægsinvesteringer er på 31,5 mio. kr., som er en nedskrivning i forhold til det oprindelige budget 2023, der var på ca. 45,0 mio. kr.
En detaljeret investeringsoversigt fremgår af bilag ”Anlægsopfølgning pr. 30.09.2023 for Favrskov Affald”
Balancekonti
Egenkapitalen er uændret fra 31.12.2022. Favrskov Affald arbejder ud fra ”hvile i sig selv”-princippet.
Det betyder, at eventuelle over- og underskud for året overføres til over- og underdækning til senere regulering. Underdækningen reguleres årligt, hvorfor den pr. 30.09.2023 er uændret i forhold til 31.12.2022.
Debitorer er på 4,3 mio. kr. pr. 30.09.2023, og udgøres næsten udelukkende af udestående opkrævninger vedrørende 2. aconto. Et mindre beløb vedrører øvrige debitorer. Beløbet udgjorde pr. 30.09.2022 3,1 mio. kr.
En del af stigningen skyldes at der i forbindelse med udsendelsen af 2. aconto i august, af tekniske årsager, blev udskudt afsendelse af afregninger for ca. 1,4 mio. kr. Dette beløb er ikke forfalden til betaling pr. 30.09.2023. Dertil kommer at vi grundet det ekstraordinære arbejdspres i forbindelse med implementeringen af de ti fraktioner ikke har kunnet vedligeholde opfølgningen på debitorer i samme omfang som tidligere.
Selskabets likviditet udgør et indestående på 32,5 mio. kr. pr. 30.09.2023.
Selskabet har pr. 30.06.2023 gældsforpligtelser til Kommunekredit på i alt 53,1 mio. kr. og fordeler sig på 24,2 mio. kr. på eksisterende kreditforeningslån og 28,9 mio. kr. vedrørende kredit til indkøb af beholdere. Denne kredit konverteres ultimo året til et kreditforeningslån.
Direktøren indstiller til Bestyrelsen:
.
Favrskov Affald A/S, 15. november 2023:
Fraværende: Ingen
Godkendt.
Tidl. politisk behandling: Bestyrelsen november 2022
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde 15. november 2023
Lovgrundlag:
Formålet med denne sag, er at vise udvalgte nøgletal indenfor affaldsområdet. Der udføres ikke en officiel benchmarking indenfor affaldsområdet, som det er tilfældet på spildevandsområdet. Favrskov Affald indberetter – ligesom flere andre affaldsselskaber – nøgletal til Affaldsviden.dk. I denne sag vises udvalgte nøgletal fra denne indberetning i sagens bilag ”sammenligning af nøgletal i affaldsbranchen”. Desuden vises tallene for den nye husstandsindsamling fra maj – oktober 2023.
Der kan udtrækkes nøgletal på tværs af kommunerne. I denne sammenligning, er der valgt nøgletal fra Aarhus (Kredsløb), Randers, Hedensted, Silkeborg, Viborg, Reno Djurs og Renosyd. Det svarer til den sammenligning bestyrelsen så i november 2022.
Direktøren indstiller til Bestyrelsen:
.
Favrskov Affald A/S, 15. november 2023:
Fraværende: Ingen
Godkendt.
Der refereres ikke fra dette punkt.
Der refereres ikke fra dette punkt.
Tidl. politisk behandling:
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde 15. november 2023
Lovgrundlag:
Bestyrelsen skal i denne sag behandle, om selskaberne i Favrskov Forsyning koncernen skal etablere en frivillig whistleblowerordning, som en del af virksomhedens risikostyring.
I 2021 vedtog Folketinget en lov om beskyttelse af whistleblowere. Loven implementerer EU-direktivet 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten (whistleblowerdirektivet). Loven medfører bl.a. en pligt for alle kommuner og arbejdsgivere med minimum 50 ansatte til at etablere en whistleblowerordning.
Forsyningsservice etablerer en whistleblowerordning, for de selskaber der har mere end 50 medarbejdere, og for de selskaber der ønsker en frivillig ordning.
Forsyningsservice har lavet et notat om whistleblowerordning, der er vedhæftet som bilag til sagen.
Selskaberne i Favrskov Forsyning koncernen har pt. omkring de 45 medarbejdere, og er derfor lige mindre end de 50 medarbejdere, som er grænsen i lovgivningen.
Alligevel kan det være en god ide at etablere en whistleblowerordning, som en del af virksomhedens risikostyring. Det er også gengivet i kodeks for god selskabsledelse for kommunale forsyninger, hvor der i afsnit 4.2 og 4.8 anbefales følgende:
Whistleblowere er ved frivillige ordninger ikke automatisk beskyttet af whistleblower-loven. Den sikkerhed skal således reguleres gennem en whistleblowerpolitik.
Man er alene i loven forpligtet til at stille en intern whistleblowerordning til rådighed for sine arbejdstagere. Inden for lovens rammer kan man udvide til, at ordningen også omfatter fx medlemmer af bestyrelsen, frivillige, praktikanter, tidligere medarbejdere, ansøgere og leverandører.
Det vurderes, at det koster op til ca. 15.000 kr. at etablere en whistleblowerordning, og at den løbende vil koste omkring ca. 10.000 kr. årligt. Hertil kommer timeforbrug, hvis der kommer indmeldelser, der skal screenes og efterfølgende behandles.
Selskaberne i Forsyningsservice har valgt, at der skal etableres en ordning, der er afskåret fra forsyningerne, og således skal etableres hos et eksternt advokatbureau, så man sikrer anonymitet og en adskilt behandling af sager.
Bestyrelsen vil blive orienteret om valg af ordning, og herunder udarbejdelse af risikopolitik.
Direktøren indstiller til bestyrelsen:
Favrskov Affald A/S, 15. november 2023:
Fraværende: Ingen
Godkendt idet ordningen som udgangspunkt omfatter medarbejdere og bestyrelse.
Tidl. politisk behandling:
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde 15. november 2023
Lovgrundlag:
Ifølge Selskabsloven må medlemmer af bestyrelsen og direktører ikke videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til.
Bestyrelsen afslutter hvert bestyrelsesmøde med at tage aktivt stilling til, hvad der kan kommunikeres fra bestyrelsesmødet.
Direktøren indstiller til bestyrelsen:
Favrskov Affald A/S, 15. november 2023:
Fraværende: Ingen
Alle punkter afgøres åbne, bortset fra følgende punkter, som afgøres lukkede:
4: Orientering til bestyrelsen
5: Employer Branding
8: Bestyrelsen har ordet.
.
Der refereres ikke fra dette punkt.